Archiwum

W Prokuraturze Okręgowej w Bielsku - Białej prowadzone jest archiwum zakładowe,  do którego przyjmowana jest po wykorzystaniu dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostki. Organizację archiwum zakładowego, podział zasobu archiwalnego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego regulują przepisy Części IV Zarządzenia Nr 69 Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 października 2005 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz.Urz.M.S. Nr 5, poz.25). Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

  • przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),
  • przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym
  • przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii "A" do właściwego archiwum państwowego.

Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest kwalifikowana do odpowiedniej kategorii oraz ma wskazany okres przechowywania, po upływie którego, zgodnie z przyjętą kwalifikacją, podlega przekazaniu do archiwum państwowego lub jest brakowana.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym może być zakwalifikowana do jednej z następujących kategorii:

  • A - dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia   14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1984 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego,
  • B - dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
  • BE - dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

Zasady udostępniania dokumantacji archiwalnej

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem   30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116).

Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu    i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.

Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które mają być udostępnione, oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej ubiegającej się o udostępnienie materiałów archiwalnych.

Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia.

Udostępnienie materiałów archiwalnych odnotowuje się w kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego archiwum zakładowe i przechowywanych w oparciu o obowiązujące przepisy.